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      1. 工欲善其事,必先利其器
        提高公證實務效率的方法和工具
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        稿件來源:發布時間:2021-04-22 16:30:00


        多元化糾紛解決機制正蓬勃發展,公證的非訟業務將作為多元化糾紛解決機制的重要參與者,逐步發揮越來越大的作用。公證人是非訟事務的法官,需要精熟的法律知識,嫻熟的工作技巧,融貫的思維方式,豐富的實務經驗。

        公證人的成長不是一蹴而就的,需要不斷地磨練,個中艱辛,每一位公證人自有體會。每一位公證人都可能碰到許多疑難的公證問題,繁雜的公證事務,頻繁的加班次數,甚至還有明顯的工作失誤。如果有方法或者工具能幫助我們提高工作效率,避免工作失誤,提高業務能力,擺脫窘迫的處境,那么我們可以少走彎路,避免負面情緒,并且可以有更多的時間來提升自己,逐漸步入良性循環。

        本文分享一些公證人可能會用到的方法和工具,以幫助大家更好地開展業務,亦或砥礪思想。

        一、入門篇

        公證人在接觸實務之初可能面臨的一些問題,入門篇介紹初學者可能需要的一些方法,幫助初學者順利邁過工作之初的窘迫處境。這些方法都是自然而然產生的,有一定工作經驗的公證人會自覺地運用這些方法來減輕工作的負擔。

        1、分析導圖

        法律人用法律關系的模型來分析案情,特別是疑難案情,事件發生經過所具有的法律意義,可以在法律關系的模型中得以體現。

        法律人在對法律關系的分析中,可以用圖示來表示許多法律關系的層次、變化方式等等信息。圖示相較于文字,更直觀、簡潔、方便,具有很大的優勢。

        如在繼承法律關系中,復雜的繼承案件必然牽涉到繼承法中眾多條款的適用,如轉繼承、代位繼承等等。還有合同法律關系中,眾多合同主體和復雜合同條款的結合,也需要法律人進行抽絲剝繭的分析。如果沒有圖示的幫助,就很難作出精準的判斷。

        如今,有越來越多的人通過思維導圖來把思維過程形象化。思維導圖能夠把思維當中的關鍵點直觀地表現出來,加以結構化,建立起可辨析的、元素相互關聯的網絡,用以直觀地展現,聯想記憶,查漏補缺,辨析邏輯,甚至頭腦風暴。

        對于公證人來說,這些方法的核心在于擁有抽象的能力,結構化的方法,以及掌握可視化的精髓。

        2、流程合并

        公證實務涉及許多繁雜的事務,許多事務可以通過合并同類項的方式進行批量處理,從而提高工作效率。

        在業務洽談時,對于有長期固定公證需求的客戶,可以在最初將公證業務模式固化,或者部分流程固化,可以在未來辦公中利用“缺省配置”帶來的便利。但是,在之后的每次辦理過程中仍應該認真對待所謂的固定的模板,以及申請人的真實意思,避免錯誤或誤解申請人的真實意圖。

        在業務辦理時,對于部分申請人一致且案情類似或有關聯的公證申請,可以通過并卷的方式進行合并處理,減少辦證的手續。

        在外出核查時,可以將相同方向的核查地點進行合并,通過總體規劃可以減少核查人員的工作成本,減少時間或資源的浪費。

        3、養成良好習慣

        業務繁忙時,良好的工作習慣顯得尤其重要。良好的工作習慣包括對于工作順序的梳理,對于案卷管理的把控,對于細節的查漏補缺,對于未決事宜的及時記錄。

        公證的效力需要嚴謹的程序作保障,程序不是一成不變的,一方面公證程序根據社會的發展和新的規范的要求不斷地更新,另一方面個別案件的復雜性導致了程序的復雜化。

        復雜的程序容易導致工作失誤,良好的習慣能夠幫助克服工作失誤。良好的習慣不僅來自習慣的力量,亦有條理化方法的精進,以及熟能生巧的過程。當習慣能夠充分發揮作用時,可以理解為一個人的工作經驗將新問題加以“化歸”的過程。

        良好的習慣沒有統一的標準,每個人的工作方式都不一樣,成長路徑也會有所差別,重要的是找到自己的節奏,而不是一味模仿別人亦步亦趨。

        公證機構對于重要環節的管理,可以形成制度,來促使工作模式的統一,亦使習慣統一。但不管習慣也好,制度也好,都要有不斷“自省”的能力,留有推陳出新的余地,只有這樣可以免于墮入僵化。

        二、進階篇

        公證業務水平的提高既需要在公證行業深耕,也需要學習不同行業的業務,在實務上、規范上、理論上不斷學習。資深公證人需要有豐富的社會經驗和知識儲備,自主學習和用心積累的意識是公證人進一步提升業務水平的基礎。

        1、持續學習規范、理論、實務

        規范的學習,一是溫故知新,二是與時俱進,三是廣泛涉獵。公證必須依據事實和法律,公證人對法律的掌握,是辦理公證的基礎。公證人通過系統的法律學習從而獲得執業資格,但是對于規范的學習很難就此停止,實務的困難、實務的經驗促使公證人不斷溫習規范知識,更新規范知識,從而獲得更新、更合理的解釋。各種各樣的行業所涉及的特別的法律,公證人也可以通過了解其相關規定來思考公證的發展方向。

        對于目前多數案件,涉及到的相關法律法規并不多,公證人碰到的問題一般是記憶或理解和適用的問題;對于疑難案件或者法律規定不清的案件,需要有合理的立場和方法。公證人有時不得不身入理論的爭鳴,來思考如何處理棘手的案件。學習理論既是為了有更大的視野,從而有思考的起點,也是為了提高自身的邏輯能力,從而可以更合理地進行推理與論證。

        學習實務,不止有一個方面。向有經驗的的同事、領導請教公證問題,是最基本、最直接的方法。另外,學習國內外先進公證經驗,也是必要的。然而,實務的學習卻非僅僅如此簡單,它總是和規范和理論的學習相互關聯,也總是和整個法治體系相聯系。公證有自身的職責界限:一方面,超越公證的職責界限的許多社會或法律問題,公證人很難提供公證法律服務;另一方面,公證人應該了解自身所處機構、當地行政部門乃至全國法治運行的總體過程,如了解處理特殊案件的渠道、政策,了解現有法治的不足以及參與立法的過程,凡此種種,都是公證人踐行和完善社會主義法治體系所需要具備的。

        2、與不同行業交流溝通

        隨著社會的發展,現代行業呈現各種各樣的新業態。許多新的工作方式、工作流程、工作理念、法律關系層次,無不蘊含著鮮活生動的知識。三人行,必有我師,通過向不同行業的工作者學習,本身是一個相互借鑒、相互砥礪的過程,優秀的工作方法、工作經驗可以為己所用。

        另外,各種行業的新業態可能蘊含著新的公證需求,需要公證機構介入或參與合作。新事物的產生可能有許多不成熟的地方,新業態可能有需要借助公證效力來鞏固其抵御風險的能力。每個公證人都可以抓住時機來實現自己的事業。

        三、深入篇

        時代變化是如此之快,以至于經常有這樣的現象:幾年前的知識已經過時,新的知識讓人目不暇接。沒有人甘于平庸,甘于被時代浪潮所裹挾,甘于落后于人。為了保持與時俱進的能力,需要反思自身,超越過去的自己,同時也能有底氣去面對各種困難。

        1、重新認識自己

        重新認識自己,是為了重新出發。認識自己的特點,認識自己的能力與界限,需要不斷的反思。學習各種知識,如果僅僅停留在意識上,而沒有切實的行動,那么始終是一句空話。工作上的繁忙、辛苦、壓力,會打亂早已制定的學習念頭或學習計劃,最終讓人一無所獲。管理好自己的計劃與精力,需要對自身有嚴肅而深刻的認識。認識自己的過程總在不斷進行中,沒有盡頭,通過不斷的反思,認識到自己的局限,但又不把自己局限在特定的時間或身份當中,只有這樣才能不斷超越自己。

        2、追蹤前沿

        作為一個社會工作者,需要認識到,有重大意義的創新或進步,總會在不久的將來深刻地影響這個社會。新的科技、制度、國家戰略具有強大的力量,如一帶一路倡議、密碼法的頒布、區塊鏈的推廣等等,可能會改變行業的內部格局、外部環境。新的變化既可能帶來機遇,也可能帶來風險和挑戰,不可不察。

        在提高效率方面,學習和利用新的科技可能為實務工作帶來許多便利,學習新的制度、國家戰略可以盡早了解行業變化,早做準備。

        3、鉆研工具、理論遷移

        公證工作不是進行工業、農業生產,而是提供法律服務,現代法律服務工作不是靠一支筆就能完成的,而需要現代辦公設備。對于現代辦公設備,很多人只會使用最基礎的功能,而忽視了很多軟硬件知識的學習。前人已經提供了很多好的工具或平臺,善加利用可以解放雙手,從而有更多的時間和機會來提升自己。

        如許多批量化、流程化的事務,總是可以通過一些工具或方法代替繁重的人工操作。如對于批量化的文書模板、名片,可以通過郵件合并的方法簡化信息的輸入,并且可以減少輸入的遺漏;對于文件、文件夾的批量化操作,可以通過VB編程來實現;對于表格數據的處理,可以利用表格軟件中各種現成的處理端口、函數來設計處理的方法,對于數據的分類計算、匯總分析,可以用數據透視表等強大功能來實現;對于打印、復印、掃描等簡化流程,可能也有需要鉆研之后才會懂得的方法。

        對于現代法律服務工作來說,編程能力可以大大提高工作效率,許多復雜的、繁重的工作方式,以及許多難以習得的軟硬件使用方法,大部分可以通過編程轉化為簡單、便捷的方法。以VBA為例,筆者以此解決了許多復雜或批量化問題:

        例1:從MDB數據庫文件提取數據,然后在XLS文件中進行排版編輯。通過編程,可以一鍵生成最終表格樣式。

        例2:DOC文件與XLS文件進行郵件合并后,因為在部門之間需要頻繁交換數據,鏈接不穩定。通過編程,可以建立穩定鏈接,從而不再將郵件合并功能局限于單機環境。

        例3:將一個表的數據根據條件分成多個表格。通過編程,可以將數據計算后自動生成多個表格文件。

        例4:將JPG文件依照生成時間順序插入DOC文件并標注頁碼。通過編程,可以快速提取文件時間并排序,依照文件生成時間插入DOC文件并生成頁碼。

        例5:批量登記信息、記錄數據等是否符合相關規則。通過編程,針對不同項目進行合法性校驗,如校驗身份證、營業執照是否符合相應的編碼和校驗規則,檢查重復登記信息,多張表格對比檢查等。

        例6:批量發送電子郵件,針對不同的收件人,需要不同的稱謂與內容。通過編程,將數據表的不同字段加以整合成完整的郵件,再關聯OUTLOOK分別發送給不同的收件人。

        例7:批量建立文件夾。通過編程,可以一鍵建立文件夾與子文件夾,并依據規則或設定來修改文件夾名稱。

        例8:將數百個數據文件加以提取信息,計算統計指標。通過編程,可以自動計算相關統計指標,繪制統計圖形。(公證人可能利用現代技術來辦理公證,對于技術的原理、應用難以追根究底,許多公證事故表明這其實暗藏風險的,公證人應該突破思想限制,努力去了解、驗證技術,即使司法鑒定制度有很大的助益,仍需要公證人涉獵各方面知識,對于各種技術風險進行衡量)

        除此以外,還會有許多新的課題可以用編程來解決。并且新的思路或方法可能需要融合其他學科的思維或知識,比如對于人工智能等前沿科技的涉獵,對于關系型數據庫的理解,對于會計試算平衡理念的應用,對于統計知識的掌握,對于編程方法、結構的深入,對于創新項目管理方法(如色彩管理法)的努力,都可能有助于對于課題的最終解決。

        四、結語

        思維創新、理論創新、實務創新永遠在路上,創新思想的交流能夠為自己和他人帶來進步的契機。提高公證實務效率的方法和工具,可以將苦于繁忙工作的人解放,從而有機會提升自己,使人更身心愉悅地投入工作中。與所有公證人互勉!


        作者:施藝

        (浙江省杭州市國立公證處理論調研室,公證員

        (責任編輯:陳睿哲)
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